La digitalizzazione in sanità dei processi e delle procedure, intesa come pieno utilizzo dei sistemi informatici al servizio dei percorsi di diagnosi e cura dei pazienti che ogni giorno si recano in ospedale, è stato uno degli obiettivi assegnati dalla nuova Direzione Generale (DG) al Servizio Tecnologie dell’Informazione fin dal suo insediamento. In particolare la DG ha chiesto il massimo sforzo per andare al superamento del caricamento manuale delle informazioni, inteso come copiatura dei contenuti di documenti cartacei, per rendere immediatamente disponibili le informazioni laddove sono prodotte, sia per migliorare il processo di cura in termini di tempestività e qualità dei dati clinici, sia per adempiere correttamente alle norme che regolano, nelle strutture pubbliche, l’erogazione di prestazioni sanitarie ai cittadini.
Se il percorso di cura di un paziente può essere facilmente riassunto in tre fasi, prescrizione (di un farmaco, di un esame diagnostico, di una visita specialistica, di un ricovero), prenotazione (per le medesime attività escluso il farmaco) ed erogazione del bene o del servizio, sono invece elevate, diversificate e complesse la quantità di strutture e di percorsi messi a disposizione del paziente per raggiungere l’obiettivo.
La ricerca di rendere semplice per il paziente accedere alle cure e contemporaneamente ottimizzare le risorse umane e strumentali di cui dispongono le aziende sanitarie, richiede una capillare informatizzazione che integri gli aspetti clinici, tecnici e amministrativi.
Per gli informatici il comandamento base è sempre stato ‘ogni dato deve essere inserito una volta sola’, non soltanto per risparmiare tempo, ma per evitare errori di digitazione che possono anche avere pesanti conseguenze in tutte le fasi del percorso di cura (ad esempio una lettera sbagliata in un nome o un cognome non permetterebbe al medico di avere a disposizione tutta la documentazione di un determinato paziente).
Rispettare il comandamento dell’unico inserimento dati richiede un sistema di scambio informazioni tra i diversi programmi informatici veramente complesso, sia da realizzare che da manutenere, perché ogni piccola correzione di errore deve essere ‘propagata’ a tutti i sistemi che hanno utilizzato quell’informazione.
Quanto detto fino ad ora aiuta a comprendere perché il percorso dell’informatizzazione è lungo, complesso ed anche costoso nella sua fase iniziale, ma è l’unica strada per poter cercare di migliorare la qualità del servizio sanitario al cittadino, liberando risorse economiche recuperate dal superamento di attività manuali evitabili, risorse che possono essere messe a disposizione di un più efficace ed efficiente percorso di cura.
In questo primo anno e mezzo, al centro delle attività vi sono state due innovazioni fondamentali.
La prima è stato il processo di dematerializzazione delle prescrizioni, la cosiddetta ‘DEMA’ per gli addetti ai lavori. L’obiettivo, di legge e non solo aziendale, è andare al superamento delle prescrizioni cartacee ed anche dei ricettari informatici, affinché ogni paziente sia facilitato nella prenotazione di quanto prescritto dal medico curante, esami diagnostici o visite specialistiche, sia che si rechi al CUP sia che utilizzi la nuova APP messa a disposizione dal Servizio Sanitario Regionale.
Questa attività ha coinvolto molto programmi informatici di gestione delle attività ambulatoriali e quelli ad essi collegati, e tutte le strutture sanitarie che li utilizzano. Tra questi si sottolinea il grande impegno richiesto dall’adeguamento di COMNET, utilizzato presso il COM e la radioterapia, tramite il quale da settembre è possibile prescrivere esami, visite specialistiche e terapie senza dover utilizzare moduli cartacei.
Particolare attenzione è stata posta nella informatizzazione della gestione dei Day Service Ambulatoriali, modalità organizzativa che in alcuni ambiti ha sostituito il Day Hospital e che ha richiesto nuovi strumenti in dedicati, il primo dei quali, completato a ottobre nel suo nucleo di base e in via di attivazione, è il DSA ‘Polmone’, unitamente al DSA Oncologico integrato su COMNET.
In questo percorso si è inserita anche la messa a punto del sistema informatizzato per la richiesta e la refertazione di consulenze non solo da PS ma anche da UO a UO, la cui messa in funzione, dopo i test finali svolti in ottobre, avverrà all’inizio del 2017.
La seconda innovazione riguarda la formazione del ‘Dossier Sanitario’, quell’archivio dei dati clinici di un paziente raccolti durante le visite e/o i ricoveri presso il Policlinico, che permettono di disporre in modo rapido e strutturato di quanto fino ad oggi era in parte conservato nelle cartelle cliniche cartacee.
In questo ambito è in corso l’aggiornamento di tutti programmi ospedalieri per la raccolta del consenso del paziente alla formazione del dossier, così come richiesto dal garante della Privacy, che ha confermato il divieto a ogni singola azienda sanitaria di condividere con altre aziende i dati clinici di ciascun paziente, dati raccolti in occasione di ricoveri, esami e visite. I dati raccolti nel dossier aziendale potranno, col consenso del paziente, contribuire alla alimentazione del Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE), quel ‘dossier’ personale di ciascun paziente che può raccogliere le informazioni provenienti da tutte le aziende sanitarie regionali (ed in futuro nazionali) che lo hanno curato. Il FSE sarà perciò lo strumento che già dal prossimo anno potranno usare, se il paziente acconsente, tutti i suoi medici curanti per studiare la sua storia clinica, indipendentemente da quale azienda sanitaria li ha prodotti.
Nel mese di settembre si è completato, con il passaggio del laboratorio di Microbiologia e Virologia, il percorso di convergenza con la AUSL di Modena verso un unico software di gestione dei laboratori e un unico sistema di prenotazione esami, in conformità al progetto di razionalizzazione delle attività diagnostiche di laboratorio di analisi cliniche, progetto comune a tutte le province della regione Emilia-Romagna. Con il passaggio al nuovo software Open-Lis, tutte le richieste di esami di laboratorio verranno effettuate con un unico strumento, mentre il precedente applicativo, Hospital Web, rimane attivo, oltre che per Anatomia Patologica, soltanto per le richieste al laboratorio del Servizio Trasfusionale, in attesa che si concludano le procedure post-aggiudicazione della gara regionale per il nuovo applicativo di tutti i servizi di medicina trasfusionale della RER. Un corollario, ma non per questo meno importante, è costituito dalla informatizzazione delle richieste e ritorno del referto dalle unità operative del NOCSAE al Servizio di Anatomia Patologica del Policlinico, richieste e referti che fino ad al mese di ottobre 2016 hanno girato su carta, con tempistiche che a partire da tale mese, si accorceranno in modo significativo per le UU.OO. che progressivamente adotteranno la nuova modalità.
Tra le informatizzazioni di ambito specialistico, dopo la messa a regime dell’applicativo provinciale per la gestione del percorso nascita (CEDAP), si è aggiunto un modulo per la gestione della partoanalgesia ed è stato collaudato, con attivazione prevista a gennaio 2017, il nuovo software per la gestione delle procedure relative alla Procreazione Medicalmente Assistita (PMA), attività svolta in provincia di Modena unicamente al Policlinico.
Tra i progetti in via di completamento per ottemperare ai dettami legislativi, vi è l’adeguamento degli applicativi aziendali al nuovo flusso informativo previsto per il 2017 per le SDO (Scheda Dimissione Ospedaliera), che è stato realizzato cercando di minimizzare l’impatto sul personale sanitario nella raccolta di ulteriori informazioni relative al percorso di ricovero. Nel 2017 verrà acquisito il nuovo SW dipartimentale per la gestione delle attività ambulatoriali e dialitiche del Servizio di Nefrologia e Dialisi e verrà avviato l’aggiornamento del SW per la prescrizione e somministrazione della terapia farmacologica, che costituiranno alcuni dei più importanti progetti del 2017.
Sono attualmente in corso, con un elevato impegno per tutto il personale STI, le attività di interfacciamento e/o sostituzione degli applicativi nell’ambito del percorso di integrazione in AOUMO di Policlinico e NOCSAE, il cui primo step sarà l’adozione dal 1.1.2017 da parte dei colleghi del NOCSAE del software NFS in uso in Policlinico per la richiesta di farmaci, dispositivi medici e beni economali.
Mario Lugli
Direttore STI - Servizio Tecnologie dell'Informazione
Dipendenti e professionisti